كيفية تقديم الوثائق؟

شاهد الفيديو

كيفية تقديم الوثائق؟

حاليا، لا توجد قواعد صارمة لتنفيذ أرشيف البرامج الثابتة. ومع ذلك، فمن المرغوب فيه لخياطة الوثائق بحيث إذا لزم الأمر أنها يمكن استخدامها بسهولة والعثور على المعلومات اللازمة. على تقنية أداء البرامج الثابتة، انظر مقالنا كيفية فلاش الوثائق. وفيما يلي تعليمات على الطريقة العملية لإنشاء أرشيف المحفوظة.

كيفية إرفاق المستندات بشكل صحيح

عادة للتخزين فمن الضروري لجمع مجلد وزنه بدلا من الوثائق. للقيام بذلك بشكل لطيف وبقن، حاول ما يلي:

1. طي الوثائق في التسلسل المطلوب،على سبيل المثال، حسب التاريخ، الأبجدية، في ترتيب مختلف. كن حذرا، بعد كل شيء، بعد أن يكون لديك ورقة المرفقة، لا يمكن تغيير حالة الأرشيف أكثر من ذلك. وضع الصفحات مسطحة قدر الإمكان.
2. إزالة جميع السحابات المعدنية: مقاطع، ستابلز، وأكثر من ذلك.
3. اكتب صفحة العنوان على الكمبيوتر. في الزاوية العلوية اليمنى مكان اسم المنظمة التي تنتمي إليها الوثائق، يمكنك أيضا تحديد معرف الضريبة (وهذا هو مريحة خاصة للأوراق المرسلة إلى الضرائب). في وسط الورقة، اكتب اسم الأرشيف، على سبيل المثال، "كتاب المبيعات لعام 2014". في الجزء السفلي، حدد فترة التخزين للأرشيف وفقا للقواعد.
4. بالإضافة إلى صفحة العنوان، اطبع شريطا لالكتب العمود الفقري. وينبغي أن تكون معلماته مساوية لحجم الجزء النهائي من الصفائح المكدسة معا. على هذا الشريط تكرار اسم الأرشيف. طباعة صفحات الغلاف.
5. للبرامج الثابتة، وأيضا استخدام 2 ورقة من الورق المقوىA4. على واحد منهم، تغطية صفحة العنوان. ضع الغطاء الجاهز فوق مجموعة الوثائق. يتم وضع ورقة من الورق المقوى الثاني على رأس النقش مع الاسم.
6. مع الحريرية الخاصة تجعل 5الثقوب على مسافات متساوية من بعضها البعض على الجانب الأيسر من الوثائق. إذا لم يكن لديك عاء، يمكنك جعل ثقب حفرة. فمن الضروري، على الأرجح، لتنفيذ الإجراء في أجزاء، لذلك تأكد من أن ثقب على جميع الوثائق نفذت على نفس المستوى.
7. خذ إبرة سميكة وخيط. البرامج الثابتة عادة تؤدي الصفحات مطوية في النصف. تبدأ في فلاش المستندات من أسفل عن طريق إدراج الإبرة في حفرة الأوسط. اترك نهايات المجلد حوالي 10 سم على الجانب السفلي من المجلد.
8. خيط ورقة من الأرشيف، خيوط بالتتابع الموضوع في الثقوب. ثم ربط نهاية الموضوع مع بدايتها وقطع الإبرة.
9. على عقدة تحتاج إلى لصق ورقة من شكل مربع من حوالي 5 * 5 سم في الحجم.هنا الشخص المسؤول يضع ختم والتوقيع وتاريخ الأرشفة.
10. ورقة من الورق المقوى، والتي كنت وضعت على العنوان، ينحني الظهر بحيث يتم الجزء الخلفي من الكتاب منه. قطع الفائض من وراء والغراء من الورق المقوى. على العمود الفقري، والغراء الشريط مع اسم المجلد.

وبالتالي لديك كتاب جمالي، وهو مناسب لتخزين سواء في الوضع الرأسي والأفقي، وإذا لزم الأمر، فمن السهل أن تجد من بين الأوراق الأخرى.